Le déménagement est un événement stressant surtout pour les entreprises qui doivent, à cette occasion, prendre en charge différentes démarches administratives et organisationnelles. Employés et dirigeants font face à un défi de taille et se tournent souvent vers des sociétés spécialisées pour obtenir de l'aide. Car oui, il est tout à fait possible de déménager dans la joie et la bonne humeur !
Les raisons du déménagement d'une entreprise
Les sociétés sont amenées à déménager plus souvent qu'on ne le pense. La raison principale demeure toutefois le désir de trouver des locaux plus spacieux qui collent davantage à leurs besoins. En évoluant, les entreprises voient le nombre de leurs employés augmenter. Ils doivent donc leur offrir des bureaux supplémentaires dans lesquels ils peuvent s'épanouir et atteindre un niveau de productivité plus élevé.
Lorsqu'un déménagement s'impose, les dirigeants commencent par chercher un nouvel emplacement. Ils effectuent leurs recherches sur les plateformes en ligne comme arthur-loyd.com ou confient ce travail à une agence spécialisée dans l'immobilier de bureaux. Ces solutions permettent de résoudre le problème d'une fusion entre deux sociétés. Dans un autre cas de figure, elles garantissent aux entreprises qui souhaitent passer du statut de locataire à celui de propriétaire de trouver de nouveaux locaux dans lesquels ils peuvent investir.
Les sociétés qui n'ont pas les moyens ou le désir de devenir propriétaires peuvent elles aussi être amenées à déménager. Cette décision peut être due à une mésentente avec le bailleur actuel. Néanmoins, un déménagement demeure généralement le signe d'une croissance aussi bien pour le dirigeant que pour les salariés.
Comment bien préparer un déménagement d'entreprise ?
Pour éviter à votre personnel un stress accablant, il faut tout organiser à l'avance. Les entreprises qui parviennent à déménager dans la joie s'y prennent en amont. En réalité, les actions à entreprendre dépendent du nombre d'employés. Si votre société compte moins de cent employés, vous devez commencer les préparatifs trois mois à l'avance. Au-delà de ce nombre, il vaut mieux vous lancer six mois à l'avance pour ne pas compromettre la productivité de vos salariés.
Commencez par choisir vos nouveaux bureaux en tenant compte de vos besoins. Ensuite, créez un planning pour faire les cartons et entamer simultanément les démarches administratives comme le transfert d'adresse du siège social. Chacune de ces opérations doit être effectuée avec soin et précision, ce qui peut vite devenir chronophage. Pour réduire cette charge de travail, le recours à des professionnels du déménagement est une solution intéressante.
Vous profitez ainsi de nombreux services qui vous permettent d'optimiser votre temps et vos efforts. Cependant, il est vivement recommandé de choisir une formule clé en main. Plus coûteuse, celle-ci vous décharge d'une grande responsabilité et vous assure un service 100% professionnel. Les déménageurs vont même vous prodiguer leurs conseils précieux pour mieux vous organiser et éviter à votre équipe l'anxiété due à ce changement.
Ce qu'il faut prévoir pour déménager sereinement
Confier la recherche de nouveaux locaux à une agence immobilière est la première démarche à entreprendre pour gagner du temps. Ensuite, vous devez établir un budget et choisir les services adéquats. Demandez des devis aux sociétés de déménagement et n'oubliez pas d'inclure les dépenses liées à la préparation du nouvel espace professionnel et à l'organisation d'une crémaillère. Très souvent, le stress dû à un déménagement augmente lorsque les dirigeants se retrouvent avec des factures imprévues. Voici donc deux éléments à étudier :
- Si vous êtes locataire, la durée du bail est de trois à six mois, ce qui diffère largement des contrats de location pour un logement. Cela implique des modalités de préavis spécifiques. Assurez-vous alors que votre propriétaire sera prévenu à temps de votre départ afin d'éviter des dépenses supplémentaires causées par une mauvaise compréhension de l'accord contractuel.
- Vos équipes doivent être prévenus le plus tôt possible pour accueillir la nouvelle avec sérénité. Avec un délai relativement long, ils peuvent organiser le déménagement de leurs bureaux et fixer un planning de travail qui correspond à cette situation inhabituelle. L'annonce doit se faire de vive-voix et non par courrier électronique.
L'implication des employés dans le processus de déménagement n'est pas facultative. En tant que dirigeant, vous réussissez ainsi à répartir les tâches sur plusieurs personnes : une démarche qui garantit une meilleure exécution des préparatifs. De nombreuses entreprises omettent un objectif incontournable : celui de déménager sans pour autant perturber le bon déroulement du travail. Les salariés doivent rester productifs, respecter les deadlines et honorer leurs engagements tout participant au déménagement.